Comment se servir d’une caisse enregistreuse ?

Une caisse enregistreuse est un dispositif servant principalement à enregistrer les achats des clients. Elle se décline en différentes formes et possède des fonctionnalités plus ou moins complètes. Néanmoins, peu importe le modèle choisi, les modes opératoires sont les mêmes. Comment utiliser correctement cette machine ?

À quoi sert une caisse enregistreuse ?

La caisse enregistreuse ou « caisse magasin » est un matériel incontournable pour vous simplifier la vie si vous êtes un commerçant ou travaillez dans un établissement de restauration ou d’hôtellerie. Ce dispositif sert à enregistrer et encaisser les achats des clients (produits et services). Mais outre sa fonction principale, il permet aussi de retracer les transactions. Grâce à cette machine, vous aurez la possibilité de suivre en temps réel les différentes transactions grâce aux tickets et relevés de caisse. Pour le client, il peut vérifier ses achats dans l’immédiat et si le caissier a fait une erreur, il peut faire une réclamation instantanément.

Par ailleurs, c’est un excellent moyen pour simplifier la tenue de compte. En fait, la caisse enregistreuse permet de gérer efficacement les recettes professionnelles et d’éviter les doublons. C’est également une preuve irréfutable en cas de contrôle. Si vous optez pour un modèle plus récent, ce dernier peut vous aider à mieux gérer vos stocks, car il est apte à mettre à jour en temps réel l’évolution des stocks en fonction des ventes réalisées. En tout cas, la caisse enregistreuse professionnelle permet de gagner un temps précieux dans la réalisation des transactions et de limiter les files d’attente.

Quels sont les différents types de caisses enregistreuses ?

Sur le commerce, on peut classer les caisses enregistreuses en plusieurs catégories. Le choix va essentiellement dépendre de vos besoins et de votre budget. On tient d’ailleurs à noter que le le prix de la caisse enregistreuse varie également selon le modèle. La caisse enregistreuse numérique est la plus ancienne. Elle ressemble à une calculette qui permet de réaliser des rapports périodiques (journaliers ou mensuels). Certains modèles sont équipés de tiroirs-caisses.

La machine alphanumérique est plus élaborée et possède plus de fonctionnalités. Avec ce dispositif, vous pouvez encaisser les clients et créer des tickets personnalisés. Il est également possible de saisir manuellement les produits et de rédiger des rapports de gestion. Mais les options sont limitées. La caisse enregistreuse connectée connait un fort engouement. Polyvalente et facile à prendre en main, cette caisse enregistreuse professionnelle peut fonctionner avec des logiciels et être connectée à des périphériques pour optimiser l’usage (imprimante de facture, scanner code-barre, etc.). Malgré le coût un peu plus élevé, elle permet de simplifier la gestion des commandes et des stocks. Via ce logiciel, les données ne sont pas stockées localement, mais sur des serveurs sécurisés. Par conséquent, les risques de perte et de vol sont minimes. Pour avoir une idée sur la caisse enregistreuse 2018 prix, il convient de demander des devis sur mesure auprès d’un spécialiste du secteur.

Caisse enregistreuse : comment ça marche ?

D’abord, il faudrait poser la caisse enregistreuse sur une surface plane avant de la brancher sur un secteur. N’oubliez pas les piles (à changer tous les ans) qui prendront le relai en cas de panne électrique. Ensuite, mettez en place les tickets de caisse en retirant le couvercle du compartiment dédié à cet effet. Puis, déroulez le rouleau de papier et insérez-le avant d’appuyer sur « Avance Papier ». Maintenant, appuyez sur la touche d’activation ou tournez la clé jusqu’à la fonction REG pour mettre la machine en marche. La plupart des caisses enregistreuses peuvent être programmées via la fonction « programme » ou en mettant la clé sur le mode « PRG ». N’hésitez pas à adapter les fonctionnalités à vos besoins : définir la date et l’heure, grouper les éléments par catégories, choisir le montant de la TVA, etc.

Lors d’une vente, il faut saisir le mot de passe pour utiliser la caisse enregistreuse. Après, insérez le montant du produit à l’aide du clavier numérique (inutile d’ajouter un séparateur décimal, c’est automatique). Si le dispositif est doté d’un numériseur, il est capable de lire un code-barres et d’introduire automatiquement les données du produit dans le système. À la fin, il faut appuyer sur la touche de rayon (vêtements, boissons, etc.) et imprimer le ticket en appuyant sur la flèche ou la touche « FEED » ou « Avance papier ».

Comment fonctionne une caisse enregistreuse en ligne ?

Une caisse enregistreuse en ligne est une application qui fonctionne en mode SaaS ou dans le cloud. Elle est facile à installer, mais nécessite une connexion internet. Après l’avoir paramétrée, il faudrait entrer le login et le mot de passe. Elle est compatible avec une tablette tactile, un ordinateur (fixe ou portable) ou un Smartphone. Le fonctionnement est similaire à celui des caisses enregistreuses classiques.

Les solutions d’encaissement connectées existent à tous les prix. Si vous recherchez un logiciel spécifique, il faudrait vous tourner vers une offre sur mesure. En tout cas, la fourchette de prix caisse enregistreuse est très variable et dépend des options choisies. Mais en général, les prestataires proposent un abonnement mensuel incluant tous les services nécessaires. Cependant, il faudrait investir dans un matériel compatible pour assurer le bon fonctionnement du logiciel.